การจัดลำดับความสำคัญขององค์การอนามัยโลก ใช้ 4 องค์ประกอบ สำหรับพิจารณา
- เทคโนโลยี ในการแก้ปัญหา : ได้แก่ มีวิธีการที่ได้ผลในการลดปัญหา, บุคคล และเงินพร้อมที่จะนำไปใช้หรือไม่, ผู้ปฏิบัติทั่วไปใช้เป็นเพียงใด, แก้ปัญหาได้หลายด้านหรือไม่
- ขนาดของปัญหา : ได้แก่ ความชุกของการป่วยตาย, ความรุนแรงของโรค, การแพร่กระจาย, การขาดแคลนผู้บริการ
- ความยอมรับของสังคม : ได้แก่ ความสำคัญต่อพื้นที่ และการยอมรับของชุมชน, ผลกระทบต่อกลุ่มคน, ปัญหาของกลุ่มและพื้นที่
- ความ เป็นไปได้ในการสนับสนุน และความสนใจของหัวหน้า : ได้แก่ ความสอดคล้องกับแผน นโยบายของประเทศ และพื้นที่, ความเป็นไปได้ในการสนับสนุน
| กำหนดปัญหาที่ต้องแก้ไข | ||
|---|---|---|
| กิจกรรม | งานที่ต้องดำเนินการ | ผลลัพธ์ที่ต้องการ |
| 1. การทบทวนข้อมูล | - รวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับปัญหา จากรายงาน หรือการสำรวจที่มี - อาจบกพร่อง หรือไม่มีในระบบ - จำแนกข้อมูลในแบบฟอร์มตารางข้อมูล ตามหัวข้อตัวชี้วัดด้านสุขภาพบริการ อุปสรรค โดยใส่ข้อมูลพื้นฐาน และคาดการณ์ระดับของข้อมูล ถ้าไม่จัดทำโครงการแก้ปัญหา - พิจารณาข้อมูลที่ทีมคิดว่าจำเป็นเพิ่มเติม (ถ้ามี) | - ตารางข้อมูลปัญหา (แบบฟอร์ม ว.1) - รายการข้อมูลที่จำเป็นเพิ่มเติม (ถ้ามี) |
| 2. การวิเคราะห์ปัญหา ผู้อยู่กับปัญหา และจดรายงานเอง ต้องวิเคราะห์ใช้เอง จึงจะรู้ข้อบกพร่อง และสิ่งขาด | - วิเคราะห์สาเหตุ และปัจจัยที่เกี่ยวข้องทั้งหลาย และทางอ้อมให้ครอบคลุม และตามสภาพในแต่ละพื้นที่ เขียนแผนภูมิปัญหาตาราง - เลือกตัวชี้วัดที่จำเป็นและสำคัญ นอกเหนือจากที่ผ่านมา (จากสาเหตุที่สำคัญในแผนภูมิปัญหา) นำมาเพิ่มเติมลงในตารางข้อมูลปัญหา และตัดตัวชี้วัดบางตัวที่ไม่เกี่ยวข้องออกไป) | - แผนภูมิปัญหา (ผังโยงปัญหา) - ตารางข้อมูลปัญหาที่มีการปรับตัว - ข้อมูลเพิ่มเติม (ถ้าทีมพิจารณาว่าจำเป็น) ซึ่งอาจุเป็นข้อมูลภาคสนาม / ข้อมูลที่มีอยู่แต่ยังไม่ได้เก็บรวบรวม / ข้อมูลที่ไม่มีในระบบมาก่อน |
| 3. รูปแบบการเก็บรวบรวมข้อมูลภาคสนาม / เพิ่มเติม คิดระบบ และเรื่องที่จะหาเพิ่ม | - พิจารณาแหล่งข้อมูล ทั้งที่มีอยู่เดิม และจะเก็บเพิ่มเติม - ออกแบบเครื่องมือ เช่น แบบสำรวจ แบบสอบถาม แบบสัมภาษณ์ รวมทั้ง ออกแบบตารางนำเสนอข้อมูลนั้นๆ (Dummy Table) | - ตารางแหล่งข้อมูล (แบบฟอร์ม ว.2) - เครื่องมือเก็บข้อมูล - ตารางนำเสนอข้อมูล (Dummy Table) ถ้ามี |
| 4. การเก็บข้อมูลเพิ่มเติม (ถ้าจำเป็น) | - ดำเนินการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม - ลงผลข้อมูลในตารางข้อมูลให้ครบถ้วน | - ตารางข้อมูลที่มีข้อมูลครบถ้วน |
| 5. การกำหนดปัญหา และขอบเขตของปัญหา ทบทวนจากที่ทำไว้ในกิจกรรม 2 | - ปรับแผนภูมิปัญหาให้สมบูรณ์ โดยพิจารณาจากตารางข้อมูลที่สมบูรณ์ - เขียนสรุปปัญหาให้ชัดเจน ในเชิงพรรณนา และเชิงปริมาณ (ให้คำจำกัดความ และบรรยาย) | - ตารางข้อมูลปัญหาขั้นสุดท้าย - แผนภูมิปัญหาขั้นสุดท้าย - สรุปปัญหา สาเหตุ และปัจจัยที่เกี่ยวข้อง |
| 6. การแจกแจงแนวคิด และกลวิธีแก้ปัญหา | - ทบทวนแผนภูมปัญหา เลือกตัวแปรที่เป็นสาเหตุสำคัญของปัญหา โดยพิจารณาตัวแปรที่มีความเป็นไปได้ ในการแก้ปัญหา - รวบรวมแนวคิด กลวิธีการแก้ปัญหา ว่าจะทำอะไร เพื่อแก้ปัญหา แล้วนำมาเรียงลำดับกลวิธี โดยใช้หลักการดังนี้
| - แนวคิดกลวิธีการแก้ปัญหา |
| 7. การกำหนดวัตถุประสงค์ และเป้าหมาย | - ทบทวนนโยบายที่เกี่ยวข้องกับปัญหา - เลือกตัวชี้วัดปัญหาที่เหมาะสม กำหนดระดับปัญหาที่สอดคล้องกับนโยบาย และข้อมูล และวางแผนระยะยาวเพื่อแก้ปัญหาอย่างต่อเนื่อง หรือเป็นระยะ (phase) - พิจารณากลวิธี หรือการให้บริการเร่งด่วน ที่มีประสิทธิผล เพื่อกำหนดเป้าหมายของการให้บริการ และการลดอุปสรรคต่างๆ | - ตารางวัตถุประสงค์ และเป้าหมาย (แบบฟอร์ม ว.3) |
| 8. การกำหนดแนวทาง / กิจกรรมการแก้ปัญหา | - ออกแบบและอธิบายการแก้ปัญหาอย่างย่อๆ | - แนวทาง / กิจกรรม การแก้ปัญหาอย่างย่อๆ |
| 9. การวางแผนดำเนินงาน | - กำหนดรายละเอียด สิ่งบ่งชี้ว่า กิจกรรมนั้นได้ดำเนินการไปแล้ว ผู้รับผิดชอบ และผู้ที่ต้องดำเนินการ เพื่อประโยชน์ในการควบคุมกำกับงานของทีม | - ตารางวางแผนดำเนินงาน (แบบฟอร์ม ว.4) |
| 10. การวางแผนประเมินผล | - คัดเลือกตัวชี้วัดที่มีความเหมาะสมกับการประเมินผล การดำเนินงานแก้ปัญหา - ให้ความหมายตัวชี้วัด - กำหนดเวลา และวิธีการประเมินผล | - ตารางวางแผนประเมินผล (แบบฟอร์ม ว.5) |
| 11. การเตรียมโครงการแก้ปัญหา | - จัดทำโครงการแก้ปัญหาตามรูปแบบ การเขียนโครงการโดยเขียนสรุปจากหัวข้อต่างๆ เป็นแผนระยะ 1, 3, 5 ปี หรือจนกว่าจะหมดปัญหานั้น - โครงการต้องมีหลักกการ เหตุผล (Why) วัตถุประสงค์เป้าหมาย ข้อชี้วัด (What for) กลวิธี (How) การดำเนินงาน (What) ที่ไหน (Where) ระยะเวลาเป็นระยะ (When) ใครรับผิดชอบ (Who) สิ่งสนับสนุนจากใคร (Whom) (งบประมาณ-คน-เทคนิค) ชื่อผู้เขียนโครงการ (ทีม) ชื่อผู้เห็นชอบโครงการ | |
| 12. การนำเสนอโครงร่างเพื่อขออนุมัติร่าง | - นำเสนอโครงการแก้ปัญหา ต่อผู้บังคับบัญชา ชี้แจงให้เห็นประโยชน์ | - การตัดสินใจของผู้บังคับบัญชา อนุมัติโครงการ หรือปรับปรุงใหม่ |
กรณีที่ 1 ถ้าเป็นโครงการรีบด่วยที่ต้องทำในปีนั้น และมีงบประมาณกลาง ที่จะเฉลี่ยมาให้ได้ ก็ดำเนินงานไปตามแผนได้เลย
กรณีที่ 2 ถ้าเป็นโครงการแก้ปัญหาที่ยาก หรือต้องใชเวลาหลายปีจึงสำเร็จ จะต้องทำแผนโครงการระยะยาว 3 ปี 5 ปี เสนอหัวหน้าหน่วยงาน บรรจุในคำของบประมาณประจำปี ส่งส่วนหลางภายใน มีนาคม-มิถุนายน ของทุกปี และจะทราบผลการได้งบประมาณ เมื่อตุลาคมของ 1 ปีต่อมา (เช่น ขอ พ.ศ.2540 จะทราบผล ตุลาคม 2541 สำหรับการทำงาน ต.ค.2541-ก.ย.2542)
บุคลากรที่ เป็น (หรือจะเป็น) หัวหน้า ต้องทำงานอย่างมีการวางแผนล่วงหน้า และคิดโครงการใหม่ๆ ตามปัญหาที่แก้ไขยังไม่สำเร็จ ซึ่งด้านสาธารณสุข การแก้ปัญหาในแต่ละเรื่อง ต้องใช้เวลาเรื่องละ 10-20 ปี ทั้งสิ้น จึงไม่ล้าสมัยแต่อย่างใด ถ้าจะต้องรอ 2 ปีแรก แต่ถ้าปีต่อไปทำโครงการไว้ต่อเนื่อง ก็จะได้งบฯ มาทุกปี
ขั้นตอนที่ 3 การดำเนินงานตามแผน
วัตถุประสงค์ เพื่อพัฒนาทักษะของทีมในด้านการควบคุม กำกับงาน และพัฒนาการทำงานเป็นทีม ในการแก้ปัญหาต่างๆ โดยทีมจะต้องมีการพบปะกันเป็นระยะๆ และบันทึกปัญหาที่เกิดขึ้น และวิธีการแก้ไขหัว หน้า หรือผู้รับผิดชอบงาน ต้องเรียนรู้หลักการบริหาร จัดการ การประเมินผล และปรับแผนบริหาร คน-เวลา-เงิน ซึ่งเป็นศาสตร์ และศิลป์ที่ต้องประยุกต์ตำราออกมาใช้ ให้เหมาะสมกับสถานการณ์
การบริหารจัดการโครงการ
- ตั้งหัวหน้าโครงการขึ้นรับผิดชอบ และมีทีมงานชัดเจนตามตำแหน่ง ถึงจะมีการย้ายคนใดไป คนมาแทนก็ทำต่อตามหน้าที่
- การ บริหารแบบรัฐกิจ คือ POSDCORB (Plan แผน, Organize จัดองค์กร, Staff จัดคน, Direct สั่งการ, Coordinate ประสานงาน, Report รายงาน, Budget งบประมาณ) เป็นการทำงานไปตามระเบียบแบบแผน ที่วางไว้ว่าดีแล้ว ทำไปตามนี้ก็จะได้ผลเอง ซึ่งไม่คล่องตัว
- จัดการแบบธุรกิจ (7 P คือ Plan วางแผน, Product ผลที่ได้, Place พื้นที่, Price ราคา, Probe วิจัยตลาด, Purchaser ผู้ซื้อ ประชาชน, Promote ส่งเสริมการขาย) เป็นการทำงานโดยวัดที่ผลผลิต หรือผลปรับเปลี่ยนไปตามสถานที่, ราคา และความต้องการของประชาชน
- ติดตาม ควบคุม การทำงานตามกิจกรรม (ของแบบฟอร์ม4) ให้เป็นไปตามเวลาที่วางไว้ในแผน
- รวบรวมผลตามแบบฟอร์ม 2 วิเคราะห์ตามแบบฟอร์ม และตามหัวข้อในแบบฟอร์ม 4 ทุกเดือน
- ทบทวนกิจกรรม ที่ทำจริงตามแผน ว่ามีเรื่องอื่นในผังโยงปัญหา ว่าจะต้องเปลี่ยน (เพิ่ม-ลด) อย่างไร
การจะทราบว่า มีอุปสรรคข้อขัดข้องหรือไม่เพียงใด ก็ต้องมีการประเมินผลเป็นระยะ ด้วยเทคนิคที่เป็นมาตรฐาน เช่น PERT, CIPP, CPM
ขั้นตอนที่ 4 การประชุมประเมินผล เพื่อพัฒนาโครงการ
วัตถุประสงค์ เพื่อทบทวนงานที่ทำไปช่วงเวลาหนึ่ง (ทุก 4-6 เดือน) ว่าได้ผลตามที่คาดหวังไว้ในแผนเพียงใด ใช้จ่ายไปเท่าใด และทันเวลาหรือไม่ เวลาเป็นสิ่งที่หมดไป ย้อนกลับ หรือเรียกกลับมาไม่ได้ ซึ่งสำคัญกว่าเงินและคนวิธีประชุม การประชุมแบบ tripartite review 3 ้เส้า ระหว่างผู้จัดการโครงการ - หัวหน้าหน่วยงาน - เจ้าหน้าที่การเงิน และแผนงาน ตาม 6 กิจกรรมนั้น จะได้แนวทางปรับปรุงงานที่ไม่สำเร็จ ให้ทำได้จากประสบการณ์ที่ทำไป และเพื่อเปลี่ยนกลวิธีกิจกรรม ถ้างานสำเร็จไประดับแรกแล้ว เพื่อให้ไปสู่หารขจัดปัญหาอย่างถาวร จะต้องทำทั้งเพื่อแก้อุปสรรคให้ลุล่วง และทำเพื่อพัฒนาโครงการ ผู้จัดการโครงการทุกโครงการ ต้องทำต่อเนื่องทั้ง 3 ขั้นตอน (ขั้นตอน 2-4) เป็นวงจรประจำปี อย่าทำแผน / โครงการครั้งเดียว แล้วทำตลอดไป จะเป็นโครงการที่ทำซ้ำซาก ในแนวเดิมๆ ที่เคยชิน ซึ่งจะเป็นผลให้ไม่สามารถขจัดปัญหาให้หมดสิ้นไปได้
วิธีให้คะแนน
ใน กลุ่มผู้ปฏิบัติ และผู้มีประสบการณ์ร่วมกัน พิจารณาแต่ละปัญหา นำสถิติมาวิเคราะห์ทางระบาดวิทยา ให้คะแนนองค์ประกอบละ 0-4 คะแนน ตามความสำคัญน้อยหรือมาก นำคะแนนแต่ละองค์ประกอบบวกกัน หาปัญหาข้อที่คะแนนสูงสุดลดหลั่นกัน เช่น ปัญหานั้นมีเทคโนโลยีพร้อม มีผู้ป่วยมาก สังคมตระหนัก มีนโยบายชัด จะได้องค์ประกอบละ 4 คะแนน รวมกันได้ 16 คะแนน แสดงว่ามีความสำคัญของปัญหาสูงสุด เป็นอันดับหนึ่ง
| กิจกรรม | งานที่ต้องดำเนินการ | ผลลัพธ์ที่ต้องการ |
| 1. การบรรยายสรุปความเป็นมาของโครงการ แก้ปัญหา โดยผู้จัดการโครงการ | - สรุปเกี่ยวกับปัญหา กลวิธี และกิจกรรมหลัก - เสนอสิ่งที่ทีมงานคิดว่า ดำเนินการประสบผลสำเร็จมากที่สุด | - การบรรยายสรุปปัญหา และความสำเร็จของทีม |
| 2. การประเมินผลการแก้ปัญหา | - นำเสนอผลการดำเนินงาน โดยเปรียบเทียบผลสำเร็จ ที่ทำได้ของกิจกรรมกับแผนที่กำหนดไว้เดิม หรือมีกิจกรรมบางอย่าง ที่ต้องเพิ่มขึ้นจากแผนเดิม เพื่อให้งานบรรลุเป้าหมาย | - ตารางการประเมินผลการดำเนินงานโครงการ (แบบฟอร์ม ป.1) |
| 3. การประเมินผลสัมฤทธิ์ด้านบริการ และการแก้ไขอุปสรรคต่างๆ | - นำเสนอการประเมินผลของทีม ในส่วนของตัวชี้วัด ด้านบริการ และด้านอุปสรรค โดยเปรียบเทียบผลงาน กับข้อมูลพื้นฐาน และเป้าหมาย | - ตารางการประเมินผลสัมฤทธิ์ด้านบริการ และการแก้ไขอุปสรรคต่างๆ (แบบฟอร์ม ป.3) |
| 4. การประเมินประสิทธิผลของโครงการด้านสุขภาพประชาชน | - นำเสนอประเมินผลของทีมในส่วนตัวชี้วัด ด้านสุขภาพ | - ตารางประเมินประสิทธิผลของโครงการ (แบบฟอร์ม ป.3) |
| 5. การประเมินการปฏิบัติงานของทีม | - วิเคราะห์ประสบการณ์การดำเนินงานที่ผ่านมา โดยเน้น
| - การทำงานร่วมกันได้ |
| 6. การวางแผนดำเนินงานในปีต่อไป | - นำแผนดำเนินงาน มาพิจารณาว่า จะดำเนินการต่อไปอย่างไร จะต้องปรับกลวิธีอย่างไร ให้บรรลุเป้าหมายระยะแรก หรือ 2 ปรับแผนเดิม ถ้ายังไม่สำเร็จต้องปรับเปลี่ยนกิจกรรมไปเรื่อยๆ ไม่ทำซ้ำซาก นานเกินไป | - แผนดำเนินงาน / โครงการ ปีต่อไปที่มีการพัฒนายกระดับขึ้นด้วย กลวิธี / กิจกรรมใหม่ |
สรุปวงจรการจัดการโครงการประจำปี และพัฒนาโครงการ
วงจรของการจัดทำ และจัดการโครงการ ประเมินผล และพัฒนาโครงการ
- ทีมสถิติข้อมูล สารสนเทศ-วิเคราะห์ / นักวิชาการเฉพาะสาขา - นักวางแผนประเมินผล จัดทำโครงการริเริ่มใหม่ หรือหาแนวทางกลวิธีใหม่
- ผู้บริหารตัดสินใจเลือก และสนับสนุนทางการบริการจัดการ
- ผู้ จัดการโครงการดำเนินงานตามแผน ให้บรรลุวัตถุประสงค์ (ติดตาม กำกับ กิจกรรม, ขั้นตอน, เวลา โดยใช้ Gantt's chart - ผังกำกับกิจกรรม
- นักประเมินผล ตามข้อชี้วัด และระบบข้อมูลการบริหารด้วยวิธี PERT
- (Program Evaluation Review Technique) ประชุม 3 เส้า, ทบทวนงาน
- วัด สิ่งนำเข้า Input, กระบวนการ Process ผลงาน Output, ผลลัพธ์ Outcome, ผลกระทบ Impact ตามระดับการบริหาร ที่พื้นที่ถึงระดับประเทศ (IPOOI)
- ผู้ จัดการ ปรับแผน ลดอุปสรรค หรือวิเคราะห์สถานการณ์ใหม่ (Tripartite Review, Reprogram หรือปรับปรุงกลวิธีใหม่ พัฒนาโครงการให้มีระดับสูงขึ้น จาก awareness, change, Launch Growth, Consolidate, Mature ถ่ายทอดงาน integrate) เข้าระบบปกติเพื่อสิ้นสุดโครงการ (Terminate) เมื่อหมดปัญหา หรือประชาชนปฏิบัติดูแลตนเองได้แล้ว
- เปลี่ยนการจัดการเป็นการเฝ้าระวัง (surveillance) แทน
การ พัฒนามีความสำคัญมาก ในเชิงประสิทธิภาพของงาน เพื่อให้โครงการ จากระยะเริ่มขึ้นใหม่ เพิ่มความเข้มแข็ง ขยายผลความครอบคลุม เกิดความร่วมมือกับหน่วยงานอื่น และประชาชน งานนั้นจึงจะดำเนินงานต่อไปได้ยั่งยืน หากโครงการยังต้องทำโดยคนกลุ่มเดียว หางบประมาณจากแหล่งเดียวตลอดไป โครงการ หรืองานนั้นจะขยายผลไม่ได้ และจะไม่ยั่งยืน เมื่อผู้รับผิดชอบโครงการทำซ้ำอย่างเดิมนานๆ จะเฉื่อย และขาดผู้สนใจ งานนั้นจะทรุดลงทันทีที่สิ่งสนับสนุนลดลง
ขั้นตอนการ พัฒนาโครงการมี 6 ระดับ จะต้องประเมินข้อชี้วัดระดับการพัฒนาอย่างสม่ำเสมอ เพื่อปรับปรุงกลวิธี ให้ยกระดับของโครงการขึ้นไปเรื่อยๆ ซึ่งใช้เวลาแต่ละระดับมากน้อยเพียงใด ขึ้นอยู่กับความยากง่ายของงาน เทคโนโลยี และความรับรู้ของประชาชน เช่น โครงการวางแผนครอบครัว ใช้เวลา 25 ปี จึงบรรลุวัตถุประสงค์ การมีอัตราเกิดทดแทน โครงการควบคุม และกำจัดคุดทะราด ใช้เวลา 15 ปี ในการกวาดล้างโรคให้หมดไป
การ พัฒนาโครงการ เปรียบเสมือนการก่อสร้างบ้าน หรือการเรียน ซึ่งจะต้องวางรากฐาน และก่อขึ้นไป จนถึงหลังคา หรือการเริ่มเรียน จาก ป.1 ต้องสอบผ่าย ทดสอบแล้วว่า สำเร็จชั้นต้น จะต้องเลื่อนชั้นเรียน สิ่งใหม่ สร้างสิ่งใหม่อย่างต่อเนื่อง จนกว่าจจะสำเร็จชั้นสูงสุด
ผู้ที่ก่อสร้างค้างไว้ หรือเรียนอย่างเดิม ไม่เลื่อนขั้น ย่อมเสียทั้ง ทรัพยากร และเวลา
ระดับของการพัฒนาโครงการ (Stage of Program Development)
| Stage 1 | Awareness ประชาชน หรือผู้รับผิดชอบงาน มีความสนใจ และเริ่มตระหนัก เห็นปัญหา create awareness กระตุ้นผู้บริหารให้เริ่มเปลี่ยนแปลง (change) ในระยะเวลา 1-10 ปี |
| Stage 2 | Emergent ระยะการรู้ และตระหนักถึงปัญหา เตรียมโครกงารแก้ไข ใช้เวลา 1-3 ปี |
| Stage 3 | Launch ระยะเริ่มโครงการ ทดสอบรูปแบบขนาดย่อม โดยทีมวิจัย ใช้เวลา 2-5 ปี ได้รูปแบบ กลวิธี |
| Stage 4 | Growth ทีมวิจัยสาธิตกลวิธี และสนับสนุนทรัพยากร เพื่อขยายผลโครงการให้ผู้ปฏิบัติงานประจำ เพิ่มขยายความครอบคลุม ใช้เวลา 5-10 ปี |
| Stage 5 | Consolidate ระยะผสมผสาน ทีมวิจัยเริ่มถอนตัวไปทำหน้าที่ประเมิน กำกับ เฝ้าระวัง เพิ่มการมีส่วนร่วมของหน่วยปฏิบัติ ประชาชน ทั้งด้านทรัพยากร และวิชาการ (Decentralise) ใช้เวลา 5-10 ปี |
| Stage 6 | Mature ระยะยอมรับงาน และความรับผิดชอบได้เอง หางบประมาณเอง หน่วยปฏิบัติ และประชาชนคิดเอง ทำได้เอง ใช้เวลา 5-10 ปี |
| Stage 7 | Advance โครงการ/ประเทศที่พัฒนาแล้ว ภาคธุรกิจ ประชาชน พึ่งพาตนเอง (self care) ตระหนักถึง ภาระการดูแลสุขภาพของตน เป็นวิถีชีวิตอย่างยั่งยืน (skill of life) |
| หมายเหตุ |
|
0 ความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น